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Benjamin Lochmann
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UNIDAD IV
Proceso de la Toma de Decisiones / Técnica del Árbol de Decisión
Trabajo del equipo
INTRODUCCION
La toma de decisiones es algo muy importante en todas las áreas del conocimiento, ya que es la que nos da una manera de elegir entre una o varias alternativas para dar solución a un problema dentro del sistema.
Aquí observamos las formas de tomar decisiones para cada área del conocimiento, y los criterios que se deben tener en cuenta a la hora de elegir una decisión ya que esta puede determinar el futuro de la empresa. Con este mostramos las diferentes formas para analizarlas y así mismo compararlas entre si y observar sus diferencias y aplicaciones.
Es el proceso durante el cual la persona debe escoger entre dos o más alternativas. Todos y cada uno de nosotros pasamos los días y las horas de nuestra vida teniendo que tomar decisiones. Algunas decisiones tienen una importancia relativa en el desarrollo de nuestra vida, mientras otras son gravitantes en ella.
Para los administradores, el proceso de toma de decisión es sin duda de las mayores responsabilidades. La toma de decisiones en una organización se circunscribe a una serie de personas que están apoyando el mismo proyecto. Debemos empezar por hacer una selección de decisiones, y esta selección es una de las tareas de gran trascendencia.
Con frecuencia se dice que las decisiones son algo así como el motor de los negocios y en efecto, de la adecuada selección de alternativas depende en gran parte el éxito de cualquier organización.
Una decisión puede variar en trascendencia y connotación.
A. PROCESO CREATIVO EN LA TOMA DE DECISIONES
Para la aplicación del Proceso Creativo, este no debe ser tomado a la ligera, no suele ser simple ni lineal. Por lo cual, de manera general, se puede componer, en cambio, de cuatro (4) fases sobrepuestas e inter actuantes entre si:
- Exploración Inconsciente
- Intuición
- Discernimiento
- Formulación Lógica
1. Exploración Inconsciente
Es complicado llegar a la explicación lógica en razón a lo que llega a ocurrir fuera de los limites de la conciencia. Usualmente se implica la abstracción de un problema, cuya determinación mental es probable que sea muy vaga. Si tomamos como ejemplo, en el caso de los administradores que trabajan bajo intensas presiones de tiempo suelen tomar decisiones prematuras antes que ocuparse detenidamente de problemas ambiguos y escasamente definidos.
2. Intuición
En este caso sirve de enlace entre el inconsciente y la conciencia. Implica una combinación de factores aparentemente contradictorios a primera vista. En los años veinte, por ejemplo, Donaldson Brown Sloan, de General Motors, concibieron la idea de una estructura divisional descentralizada con control centralizado, conceptos que parecerían oponerse entre si. No obstante, esta idea cobra sentido si se toman en cuenta los principios subyacentes de:
Responsabilizar de las operaciones al gerente general de cada división
Mantener en las oficinas generales de la compañía el control centralizado de ciertas funciones. Fue necesaria la intuición de dos grandes líderes empresariales para constatar la posibilidad de interacción entre estos dos principios en el proceso administrativo.
En la intuición se precisa el tiempo para funcionar. Suponiendo para los individuos la integración de conceptos e ideas diversos y la detección de nuevas combinaciones. Para ello generalmente se profundiza y es necesario profundizar en el analices de un problema, donde el pensamiento intuitivo puede inducirse mediante técnicas como la lluvia de ideas y la sinectica.
3. Discernimiento
Lo encontramos como el resultado sobre todo del trabajo intenso. Para desarrollar nuevo servicio, producto útil, o un nuevo proceso, por ejemplo, son necesarias muchas ideas. La importancia del caso es que el discernimiento puede resultar de la mayor concentración de ideas en cuestiones distintas al problema de que se trate. Además, la aparición de nuevos discernimientos puede ser momentánea, de manera que los administradores efectivos acostumbran tener siempre a la mano lápiz y papel para tomar nota de sus ideas creativas.
4. Formulación o verificación lógica
El discernimiento para su población, deberá someterse o debe someterse a la prueba de la lógica o de la experimentación. Esto se logra mediante la persistente reflexión en una idea o pidiendo criticas a los demás.
La idea de la descentralización de Brown y Sloan, por ejemplo, tuvo que probarse en la realidad organizacional.
Técnicas para favorecer la creatividad
La creatividad puede adquirirse. Es frecuente que las ideas creativas sean fruto de grandes esfuerzos, motivo por el cual existen varias técnicas para cultivarlas, especialmente en el proceso de toma de decisiones. Algunas de ellas se centran en las interacciones grupales, mientras que otras atañen a acciones individuales. En representación de las técnicas existentes nos referimos a dos de las más comunes; la lluvia de ideas y la sinectica.
• Lluvia de ideas
Una de las técnicas mas conocidas para facilitar la creatividad fue elaborada por Alex F. Osborn, a quien se ha llamado “padre de la lluvia de ideas”. El propósito de este método es favorecer la resolución de problemas mediante el hallazgo de nuevas e insólitas soluciones. Lo que se busca es una sesión de lluvia de ideas es justamente una multiplicación de ideas. Las reglas son las siguientes:
- No criticar ninguna idea
- Mientras mas extremosas sean las ideas, mejor
- Alentar la cantidad de ideas producidas
- Estimular el progresivo mejoramiento de las ideas
La lluvia de ideas, la cual pone el acento en el pensamiento grupal, mereció amplia aceptación tras su aparición. Sin embargo, el entusiasmo inicial disminuyo cuando ciertas investigaciones demostraron que los individuos pueden desarrollar mejores ideas trabajando solos que en grupo. No obstante, nuevas investigaciones demostraron por su parte que el método grupal es eficaz en ciertas situaciones. Este puede ser el caso cuando la información debe distribuirse entre varias personas o cuando, aun siendo deficiente, es preferible una decisión grupal a una excelente decisión personal, a la que, por ejemplo, podrían oponerse los individuos encargados de instrumentarla. Asimismo, la aceptación de nuevas ideas suele ser mayor cuando una decisión es tomada por el grupo a cargo de su instrumentación.
• Sinectica
Originalmente conocido como “técnica de Gordon” (dado que su creador fue William J. Gordon), este sistema se modifico después y se le llamo sinectica. De acuerdo con el, se seleccionan cuidadosamente los miembros del equipo sinectico según su aptitud para la resolución de un problema, el cual puede involucrar a toda la organización.
El líder del grupo desempeña un importante papel en la aplicación de este método. De hecho, solo el conoce la naturaleza especifica del problema. Su función consiste en estrechar y dirigir cuidadosamente la discusión sin revelar el problema de que se trata. El principal motivo de ello es impedir que el grupo llegue a una solución prematura. Este sistema supone una compleja serie de interacciones para el surgimiento de una solución, frecuentemente la inversión de un nuevo producto.
B. DECISIONES DONDE LO CENTRAL ES LA CONSECUENCIA
El tomador de decisiones tiene que conocer las posibles consecuencias de su determinación. Así mismo tener claro todos los criterios y puede enumerar todas las alternativas posibles. Todas las opciones son conocidas.
Valorar las consecuencias de cada alternativa
Aquí se deben considerar los aspectos positivos y negativos que cada alternativa puede tener a corto y largo plazo, tanto para nosotros como para otras personas. Para llevar a cabo este paso correctamente, muchas veces no es suficiente la información con la que se cuenta, es necesario recabar nuevos datos que ayuden a valorar las distintas alternativas con las que se cuenta. Por ejemplo, una persona que quiere empezar a practicar algún deporte, a la hora de valorar las diferentes alternativas, si no dispone de datos suficientes, deberá recabar información sobre: donde se puede practicar los distintos deportes sugeridos; que material se necesita; necesidad de un aprendizaje previo, que costes tienen, etc.
SITUACION: Una persona quiere realizar la tarde del sábado alguna actividad, pero no tiene preferencia por ninguna.
Definir el problema. En este caso concreto, antes de empezar a pensar que tipo de actividad vamos a realizar, tendríamos que hacernos la siguiente pregunta: ¿Qué queremos conseguir?
La respuesta a esta pregunta nos ayudara a enunciar correctamente el problema que se nos plantea. Por ejemplo, en este caso, algunas respuestas podrían ser:
- Relacionarse con otras personas
- Ayudar a estar sano
- Pasarlo bien
- Que sea barata
Generar alternativas. Una vez que tenemos claro cual es el problema, la tarea consiste en pensar alternativas para solucionarlo. Algunas alternativas de solución, podrían ser estas:
- Realizar una excursión
- Ir al cine
- Ir a la discoteca
- Jugar al futbolito
Para no complicar el proceso hemos pensado cuatro alternativas, pero podemos plantear todas las que queramos.
Valorar las consecuencias de cada alternativa. Para cada alternativa por separado, vamos a considerar las ventajas y desventajas que puede tener. Ahora daremos una puntuación de 0 a 10 a cada ventaja y a cada inconveniente en función de su importancia. Después, sumaremos el total de puntuaciones en ventajas y restaremos el total de puntuaciones en inconvenientes.
Elegir la mejor alternativa posible. Ya solo queda elegir la alternativa con una puntuación positiva global mas elevada. Esta alternativa es la idónea, y no vale la pena seguir dándole vueltas al asunto.
Aplicar la alternativa escogida y comprobar si los resultados son satisfactorios. Solo nos queda que llegue el fin se semana para llevar a cabo la actividad que hemos escogido. Una vez que la hayamos realizado, valoremos si ha sido eficaz para resolver la situación para la que no teníamos respuesta.
C. LA PLANIFICACIÓN COMO INSTRUMENTO PARA LA TOMA DE DECISIONES
Según Murdick, la planificación consiste en decidir con anticipación lo que hay que hacer, quien tiene que hacerlo, y como deberá hacerse. Se erige como puente entre el punto en que nos encontramos y aquel donde queremos ir. También podemos decir, que es un proceso de toma de decisiones para alcanzar un futuro deseado, teniendo en cuenta la situación actual y los factores y externos que puedan influir en le logro de los objetivos.
La planificación implica un proceso de toma de decisiones, un proceso de previsión (anticipación), visualización (representación del futuro deseado), y de predeterminado (tomar acciones para lograr el concepto de adivinar el futuro). Todo plan tiene tres características: primero debe referirse al futuro, segundo debe indicar acciones y tercero existe un elemento de casualidad organizacional.
Es por esta razón que han surgido a través de la historia de la administración, técnicas ya sean de tipo cualitativo como cuantitativo que permiten desarrollar eficientemente el proceso de planificación. Una de las técnicas más utilizadas para la planificación de las operaciones son los pronósticos ya que permiten hacer previsiones de las actividades para un futuro inmediato, cercano o para el largo plazo.
D. MEJORANDO LAS HABILIDADES PARA LA TOMA DE DECISIONES
La toma de decisiones efectiva implica que puedes hacer que las cosas sucedan, en vez de dejar que estas simplemente ocurran por si solas. La toma de decisiones es un proceso que se requiere en cualquier actividad, cualquier situación o problema, desde los más simples hasta los más complejos. Un buen gerente se caracteriza porque toma decisiones que guían los eventos y lasa acciones hacia un curso planificado no dejando que las cosas ocurran por azar.
Mejora tu toma de decisiones
Puedes mejorar tus habilidades en la s tomas de decisiones si:
1. Tienes consciencia de tu valores y los de tu familia, las condiciones que apoyan esos valores y las opciones que están disponibles. Estudia las situaciones cuidadosamente de manera que puedas reconocer más claramente las causas y efectos de tus acciones. Las decisiones que crean conflictos son difíciles de llevar a cabo.
2. Desarrolla sensibilidad hacia las respuestas individuales de las personas afectadas por tus decisiones. Las personalidades difieren y un buen gerente esta consciente de la clase e intensidad del impacto que sus decisiones tienen en las personas como individuos
3. Se obtiene al analizar el problema que requiere de una decisión. Evitar tomar decisiones cuando este cansado, molesto o bajo estrés intenso. Reconoce tus emociones y estipula cuanto de ellas te lleva a la decisión en cuestión. Se objetivo y especifico. Focalízate en el problema.
4. Sigue estas recomendaciones. Si estas recomendaciones. Si una decisión es reversible, entonces decide rápido. Practica tomar de decisiones rápidas cuando el resultado solo implica cambios pequeños. Si una decisión no es reversible, invierte tiempo para considerar cuidadosamente las alternativas. Consulta con tu almohada.
E. PRESENTACIÓN DE PROBLEMA PARA SU DISCUSIÓN EN GRUPO
Es importante conocer sobre la técnica de la Discusión de Grupos, la cual se define según (Muchielli, 1972), como "aquél grupo cuyo objetivo es hacer una confrontación de opiniones, de ideas o de sentimientos con el fin de llegar a unas conclusiones, un acuerdo o unas decisiones".
Mediante este método es posible establecer situaciones que favorecen la conducción de grupos; se brinda la oportunidad a cada participante de ampliar sus puntos de vista, así como de obtener comprensión y cristalizar sus pensamientos. Para lograr esto es necesario que todos los miembros escuchen atentamente, razones, reflexionen y participen.
Existen algunas advertencias que deben ser tomadas en cuenta al aplicar la técnica de discusión en un grupo: Es necesaria la existencia de algún problema común que haya que resolver, y que los resultados de dicha discusión estén relacionados directamente con los participantes. En los grupos de discusión no hay ocasión para tener ideas secretas, por lo que cada integrante debe estar dispuesto a compartir la información. También es necesario un pensamiento objetivo y organización en la discusión de los problemas, por lo que es importante recalcar la necesidad de saber escuchar.
Por ultimo, la elección del conductor debe estar basada en su capacidad y en su experiencia en trabajos de grupo. El conductor debe saber controlar adecuadamente las intervenciones de cada miembro para mayor eficacia de la técnica.
F. TOMA DE DECISIONES EN GRUPO:
Actualmente se le concede cada vez una mayor importancia a la participación de todos los elementos que integran un grupo o equipo de trabajo, en la toma de decisiones, no porque se haya prescindido totalmente de la toma de decisiones hecha exclusivamente por el líder del grupo (gerente, jefe, supervisor, etc.,) sino porque hay ocasiones en que se debe aprovechar el conocimiento y la experiencia de un mayor número de personas, para tomar mejores decisiones, además de que cuando la gente participa en la toma de la decisión, se siente más comprometida a lograr los resultados deseados, convirtiéndose en un poderoso motivador para los trabajadores el que se les tome en cuenta en el momento de decidir.
Ventajas
- Una mayor concentración de conocimientos, experiencias e información.
- Una mayor variedad de puntos de vista.
- Se facilita la aceptación de la solución final.
- Se reducen los problemas de comunicación.
Desventajas
- La presión social que se genera.
- El predominio que ejercen los líderes informales del grupo sobre los demás.
- Los propósitos ocultos, que muchas veces influyen en las opiniones: intereses personales, políticos, etc.
- La manipulación del compromiso, con la finalidad de llegar a una decisión más rápidamente.
A continuación se presentan algunas sugerencias para decidir primeramente si conviene tomar la decisión en grupo o individualmente y los aspectos que se deben considerar para que el resultado de esas decisiones sea más acorde con la realidad y más probable de realizarse con éxito.
Para que sus decisiones sean más realistas, tome en cuente los siguientes aspectos:
1. Factor tiempo
2. La posibilidad de obtener soluciones satisfactorias.
3. Disposición a arriesgarse
4. Racionalización
5. Emplee el análisis costo-beneficio
6. Evita las decisiones “al vapor”
7. Confié en los procedimientos establecidos
8. Consulte a los demás
9. Recuerde que nadie siempre tiene la razón.
G. CONDUCCIÓN DE UNA REUNIÓN
1. Preparar y distribuir una agenda antes de una reunión. Una agenda define el propósito de la reunión y los limites de los planes entre temas relevantes y no relevantes, sirve como medio de análisis previos a la reunión con los participantes.
2. Consultar la asistencia de los participantes antes de la reunión, permite dar conocer a cada participante el valor de su aporte a dicha reunión.
3. Establecer parámetros específicos de tiempo para la reunión, ayuda a la puntualidad y el enfoque en los asuntos importantes a discutir.
4. Mantener un análisis enfocado durante la reunión, los temas que no estén programadas en la agenda no deberán ocupar el tiempo valioso de la reunión. Si surge un asunto importante, debe pautarse una reunión con agenda propia para resolverlo.
5. Motivar y apoyar la participación de todos los miembros, formular preguntas directas acerca del punto de vista de los participantes los motivara a intervenir durante la reunión.
H. OBTENCIÓN DE LA DECISIÓN
La obtención de la decisión consiste en examinar, categorizar y reorganizar la información obtenida. Debe ser sistemático, seguir un proceso y ser verificable.
El análisis del discurso debe hacerse en función de los objetivos y de la profundidad del estudio y la interpretación, debe tener en cuenta las evidencias que están más allá de las palabras concretas reflejadas en una transición y debe enmarcarse, a partir de las anotaciones recogidas durante el trabajo de campo, en las características de los miembros del grupo y el clima que rodeaba las intervenciones de los participantes, sabiendo separar los conceptos primordiales de la multitud de detalles y comentarios que suelen aparecer.
Así se realizará la selección de la decisión que se considere será la apropiada para solventar la situación que se haya presentado, como esta decisión se ha tomado en grupo se espera que el resultado sea del agrado y beneficie a todos los involucrados en este proceso.
I. EL ÁRBOL DE DECISIONES
A pesar de que los árboles de decisiones solo han sido usados ampliamente por unas pocas compañías, el creciente interés en la técnica en años recientes sugiere que el tiempo de procedimiento podría llegar a ser más popular.
Podemos ver que esta técnica reemplazara el criterio al enfocar los aspectos críticos de un problema, poniendo en relieve las premisas que a menudo se ocultan en el criterio y revelando los pasos del razonamiento por medio del cual se toman las decisiones.
Las decisiones de menor importancia no necesitan ser analizadas o estudiadas, de este modo lo que puede ser importante de un gerente de un nivel mas alto, puede ser importante para un supervisor.
Si los objetivos de una compañía están claros y definidos y son mas o menos seguros, una decisión relacionada con ellos puede ser mas sencillas que cuando son inciertas.
Las decisiones más importantes que toman los gerentes son las que se relacionan directamente con las personas, puesto que ellas constituyen la fuente y los medios del logro, del progreso y del crecimiento.
Seleccionar entre las diversas alternativas, aquella que genere el mayor número de consecuencias deseadas y el menor número de consecuencias no deseadas.
Tomar decisiones con éxito, de forma objetiva y decisiva, seleccionando con tranquilidad la decisión correcta entre las mejores alternativas posibles.
Desarrollar la habilidad de seleccionar premisas ya que es tan importante como seleccionar la mejor de ellas.
La aplicación de la técnica de investigación es muy eficaz para solucionar alternativas especialmente en el caso de decisiones de gran importancia.
Evaluar las alternativas para ver que sucede.
Poner en practica la retroinformación, es importante para el gerente, ya que se le permite saber como es juzgado su propio desempeño por las demás personas.
Los árboles de decisión proveen un método efectivo para la toma de decisiones debido a que:
Claramente plantean el problema para que todas las opciones sean analizadas.
Permiten analizar totalmente las posibles consecuencias de tomar una decisión.
Proveen un esquema para cuantificar el costo de un resultado y la probabilidad de que suceda.
Nos ayuda a realizar las mejores decisiones sobre la base de la información existente y de las mejores suposiciones.
El árbol es una excelente ayuda para la elección entre varios cursos de acción. Proveen una estructura sumamente efectiva dentro de la cual estimar cuales son las opciones e investigar las posibles consecuencias de seleccionar cada una de ellas. También ayudan a construir una imagen balanceada de los riesgos y recompensas asociadas con cada posible curso de acción.
Como dibujar un árbol de decisiones
Para comenzar a dibujar un árbol de decisión debemos escribir cual es la decisión que necesitamos tomar. Dibujamos un recuadro para representar esto en la parte izquierda de una página grande de papel. Desde este recuadro se deben dibujar líneas hacia la derecha para cada posible solución, y escribir cual es la solución sobre cada línea. Se debe mantener las líneas lo mas apartadas posibles para poder expandir tanto como se pueda el esquema. Al final de cada línea se debe estimar cual puede ser el resultado. Si este resultado es incierto, se puede dibujar un pequeño círculo. Si el resultado es otra decisión que necesita ser tomada, se debe dibujar otro recuadro. Los recuadros reprendan decisiones, y los círculos representan resultados inciertos.
Se debe escribir la decisión o el causante arriba de los cuadros o círculos. Si se completa la solución al final de la línea, se puede dejar en blanco. Comenzando por los recuadros de una nueva decisión en el diagrama, dibujar líneas que salgan representando las opciones que podemos seleccionar. Desde los círculos se deben dibujar líneas que representen las posibles consecuencias. Nuevamente se debe hacer una pequeña inscripción sobre las líneas que digan que significan.
Un ejemplo de árbol de decisión se puede ver en la siguiente figura:
Una vez que tenemos hecho esto, revisamos el diagrama en árbol. Controlamos cada cuadro y círculo para ver si hay alguna solución o consecuencia que no hayamos considerado. Si hay alguna, la debemos agregar. En algunos casos será necesario dibujar nuevamente todo el árbol si partes de él se ven muy desarregladas o desorganizadas. Ahora ya tendremos un buen entendimiento de las posibles consecuencias de nuestras decisiones.
ANALISIS DEL GRUPO
Tomar una decisión consiste en elegir una opción entre dos o más alternativas que se presentan para resolver un problema.
A lo largo de la vida continuamente estamos tomando decisiones sobre muchas cosas.
Cuando somos niños, nuestros padres toman por nosotros las principales decisiones sobre cosas que nos afectan directamente. Pero a medida que nos hacemos más independientes, vamos asumiendo la responsabilidad de resolver nuestros propios asuntos.
No todas las decisiones son iguales. Algunas son fáciles de tomar, por ejemplo cuando tenemos que resolver asuntos que no son tan importantes para nosotros.
Otras veces nos encontramos con situaciones complicadas o problemáticas y de lo que decidamos puede depender nuestro bienestar, la relación con los amigos, con la familia, e incluso nuestro futuro. Por eso, deben hacerse de forma meditada y responsable. Así por ejemplo, elegir que carrera seguir al finalizar el colegio puede convertirse en una situación difícil de afrontar.
CONCLUSION
En conclusión podemos decir que la toma de decisiones en las diferentes áreas del conocimiento, se lleva un procedimiento que va a una misma solución pero no igual en el sentido de aplicarlo.
Todos los seres vivos se encuentran día a día frente a un sin numero de toma de decisiones que dependiendo de que tan correctos sean estas pueden cambiar el rumbo de sus vidas. El saber si la decisión que se tomo es efectiva o eficiente, solo puede ser conocida en el momento cuando se llega a la conclusión que el objetivo o fin deseada satisfecho en la totalidad o al menos en su mayoría.
Algunos autores consideran a la toma de decisiones como una ciencia aplicada que ha adquirido notable importancia, además de ser tema básico de la Investigación Operativa. Pero además se dice que no hay un campo con mayor trascendencia en la historia de la humanidad que la toma de decisiones, ya que cuando nos encontramos ante un problema, debemos tomar una decisión; pero el saber tomar la decisión adecuada o correcta nos da la posibilidad de tener una mejor vida.